2.1 Landasan sistem informasi
Adapun mengenai pengertian sistem informasi dapat dilihat pada penjelasan dibawah ini dibawah ini :
2.1.1 Pengertian Data
Data adalah bahan yang akan diolah atau diproses yang bisa berupa angka-angka,huruf-huruf, simbol-simbol yang menunjukan suatu situasi dan lain-lain yang berdiri sendiri atau merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.
Menurut Robert N.antony dan John Dearden , Data adalah :
‘ Bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data-item’.
dan
“ Data Merupakan kenyataan yang menggambarkansuatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.” (Jogyanto, Analisis dan desain Sistem Informasi;8 ).
Keberadaan suatu data sangat menunjang terhadap informasi ,karena data merupakan bahan mentah yang diperlukan oleh pengambil keputusan . untuk lebih meeyakinkan bahwa data tidak dapat terlepas dari dari informasi dapat dilihat dari definisi mengenai informasi.
2.1.2 Pengertian sistem
Suatu sistem sangatlah dibutuhkan dalam suatu perusahaan atau instansi pemerintahan , karena sistem sangatlah menunjang terhadap kinerja perusahaan atau instansi pemerintah , baik yang berskala kecil maupun besar. Supaya dapat berjalan dengan baik diperlukan kerjasama diantara unsure-unsur yang terkait dalam sistem tersebut.
“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan , berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.(Jogiyanto,2005,1).
Masih dalam buku ‘Analisia dan Desain sistem informasi’ karangan jogiyanto menerangkan:
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.(Jogiyanto,2005,2).
2.1.3 Pengertian informasi
Dalam manajemen , informasi merupakan data yang telah diproses sehingga mempunyai arti tertentu bagi penerimanya.Sumber dari informasi adalah Data, sedangkan Data itu sendiri adalah Kenyataan yang menggambarkanm suatu kejadian, sedangkan kejadian itu merupakan suatu peristiwa yang terjadi pada waktu tertentu .dalam hal ini informasi dan data saling berkaitan.
Menurut Jogiyanto dalam buku ‘Analisis dan desain sistem informasi’
adalah :
“Informasi diartikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya” . (Jogiyanto,2005; 8).
Menurut George M.Scott dalam buku ‘prinsip-prinsip Sistem Informasi Manajemen’ pengertian sistem informasi adalah;
‘Sistem informasi adalah sistem yang diciptakan oleh para analisis dan manajer guna melaksanakan tugas khusus tertentu yang sangat esensial bagi berfungsinya organisasi’. (George M.Scott,2001;4)
Sedangkan definisi dari Robert A.leitch dan K.Roscoe
‘Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian , mendukung operasi ,bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan’. (Jogiyanto,2005;11)
Pengertian Informasi selalu dikaitkan dengan data, namun arti dari masing-masing kata dalam pengertian tersebut berbeda. Keberadaan suatu data sangat menunjang terhadap informasi , karena data merupakan bahan mentah yang diperlukan untuk mengambil keputusan.
Dibawah ini dapat dilihat gambar mengenai keterkaitan data dengan informasi.
Gambar 2.1
Proses data menjadi informasi
2.1.4 Komponen sistem informasi
Komponen – komponen yang ada dalam sistem informasi meliputi beberapa blok, yaitu :
1. Blok masukan (input)
Blok masukan ini mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi.
Input disini termasuk Metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan , yang dapat berupa dokumen - dokumen dasar.
2 . Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur,logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok keluaran (output)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi
Teknologi merupakan alat yang digunakan untuk menerima masukan,menjalankan model,menyimpan dan mengakses data,menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu Teknisi,perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).
5. Blok Basis Data.
Basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras computer, basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan paket perangkat lunak yang disebut data base manajemen sistem ( DBMS ).
6. Blok kendali
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem bisa dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.1.5 Sistem informasi manajemen
Menurut Barry E.Cushing, SIM adalah :
‘Suatu sistem informasi manajemen adalah Kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk mengahasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian’. (Jogiyanto,2005,14).
Menurut Frederick H.Wu SIM adalah :
‘Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan-kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen’. (Jogiyanto,2005,14).
Menurut Gordon B.Davis dalam buku ‘Kerangka dasar SIM’, SIM adalah :
‘ Sistem Informasi Manajemen adalah Suatu serapan teknologi baru kepada persoalan keorganisasian dalam pengolahan transaksi dan pemberian informasi bagi kepentingan keorganisasian’. (Gordon B.Davis,1985;23).
Masih menurut Gordon.B Davis, dalam buku ‘Analisis dan Desain informasi’ SIM’, adalah :
‘Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisas’i.Jjogiyanto,2005,15).
Menurut George M.Scott, dalam buku ‘Prinsip-prinsip SIM’ adalah :
‘Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian Sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan
Jadi dari beberapa definisi tersebut,dapat dirangkum bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen.
2.1.6 Peranan sistem informasi bagi manajemen
Manajemen menbutuhkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan yang akan dilakukan sumber informasi eksternal dan informasi internal. Informasi internal dapat diperoleh dari sistem informasi berupa informasi yang dihasilkan dari operasi pengolahan data elektrnik (PDE) dan informasi Non PDE.
2.1.7 Analisis sistem
Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (system planing)
Dan sebelum tahap perancangan.Tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting , karena kesalahan didalam tahap ini akan menyebabkan kesalahan ditahap berikutnya.
Analisis sistem (system analisis) dapat didefinisikan sebagai :
“ Analisis Sistem yaitu Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan , kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya”. (jogiyanto,2005;129).
Juga dapat didefinisikan juga seperti dalam buku Prinsip-prinsip SIM sebagai berikut.
“Analisis sistem (systems analysis) adalah kegiatan yang berorientasi pada manusia dan bersifat tidak terstuktur ,yang melibatkan perkiraan (estimates) dan negoisasi,”(George M.Scott,2001; 535).
2.1.8 Langkah-langkah Analisis Sistem
Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analisis sistem sebagai berikut :
- Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
- Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
- Analyze, yaitu menganalisis sistem.
- Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
2.1.9 Pendekatan Sistem Terhadap Analisis dan Perancangan Sistem Informasi.
Suatu sistem informasi cukup tersatu padukan dan saling berhubungan sehingga sistem informasi tersebut dipandang sebagai sistem tunggal,tetapi juga cukup kompleks sehingga perlu diuraikan menjasi subsistem-subsistem untuk perencanaan dan pengendalian pengembangan serta untuk pengendalian operasinya.
Hakikat proyek sistem dari penerapan pengolahan informasi berarti bahwa
Pendekatan sistem terhadap pengendalian proyek pada umumnya tepat.
Hal ini menunjukan penerapan paham sistem dalam pengembangan proyek sistem informasi :
1. Sistem informasi dirumuskan dan tanggung jawab sepenuhnya dibebankan pada
satu Orang.
2. Subsistem-subsistem pengolahan informasi yang penting dirumuskan.Batas-
batas dan interface-interface diuraikan dengan jelas.
3. Suatu penjadwalan pengembangan disiapkan.
4. Setiap subsistem, apabila tellah siap untuk dikembangkan, diserahkan kepada
suatu proyek.
5. Sistem kontrol dipergunakan untuk memonitor proses pengembangannya.
2.1.10 Perancangan sistem
Tahapan perancangan sistem dilakukan setelah tahapan analisis sistem dilakukan, maka analisis sistem telah mendapat gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Dan bagi analisis untuk memikirkan bagaimana membentuk suatu sistem tersebut.
Definisi perancangan sistem menurut para ahli :
“Perancangan sistem adalah Menentukan bagaimana mencapai sasaran yang ditetapkan yang melibatkan pembentukan (configuring) perangkat lunak dan komponen perangkat keras sistem dimana setelah pemasangan sistem akan memenuhi spesifikasi yang dibuat pada akhir fase analisis sistem.”. (Prinsip-prinsip sistem informasi manajemen : George M.Scott,2001.534).
2.1.11 Tujuan perancangan sistem
- untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.
- untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemograman komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.
- membentuk sistem agar dapat diterima dengan baik oleh pengguna sistem maupun operator
2.1 Kondisi Masalah yang dihadapi Objek Penelitian
Sekolah merupakan suatu lembaga pendidikan yang berfungsi sebagai Unit Pelaksanaan Teknis (UPT) pendidikan jalur sekolah, dimana sekolah tersebut terbagi atas dua bagian yaitu sekolah negeri dan sekolah swasta, pengelola dari sekolah negeri adalah pihak pemerintah dan sedangkan sekolah swasta dikelola oleh sebuah yayasan.Pada dasarnya sekolah negeri maupun sekolah swasta mempunyai misi yang sama yaitu untuk mencerdaskan bangsa
Pengertian proses penerimaan siswa baru
Proses merupakan runtunan perubahan peristiwa atau lain-lain dalam perkembangan sesuatu atau Kegiatan yang melakukan pengolahan suatu data menjadi informasi.
(kamus bahasa Indonesia terbaru,Desi Anwar,2003;331)
Penerimaan merupakan penyambutan ,proses, perbuatan atau sikap 5terhadap seseorang.
Siswa merupakan pelajar pada akademi atau perguruan tinggi.
Baru merupakan suatu hal belum ada sebelumnya.
Dilihat dari pengertian kata-kaata diatas dapat disimpulkan bahwa arti dari penerimaan siswa baru adalah suatu proses masuknya data siswa baru seorang pelajar yang akan masuk sekolah atau daftar kesekolah dengan tujuan untuk menjadi salah satu bagian dari sekolah tersebut.
Dalam proses penerimaan siswa baru ada beberapa persiapan yang dilaksanakan pihak sekolah seperti ; mengadakan rapat koordinasi antara pelaksana kegiatan sekolah (PKS) dan Pembina ekstrakulikuler, pengumpulan surat-surat edaran yang berkenaan dengan penerimaan siswa baru,penyusunan panitia,penyusunan program kerja ,dan pelaksanaan kegiatan.
A. Landasan Hukum
1. Undang – undang Nomor 2 tahun 1998 tentang Sistem Pendidikan Nasional
2. Peraturan Pemerintah Nomor : 28 tahun 1992 tentang Tenaga Kependidikan
3. Surat Edaran Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten Bandung, tentang Pedoman, Penyelenggaraan Penerimaan Siswa Baru ( PSB ) Tahun Pelajaran 2007-2008 No. 421.1/ - Disdik/2004 tanggal Juli 2007
4. Program kerja sekolah tahun 2007 - 2008
5. SK. Kepala SMA BPPI Baleendah No. 895.7/192/ SMA BPPI/K’ 2007
tanggal, 12 Juli 2007
2.2 Landasan Tools Development (pengembangan alat)
2.3.1 Analisis Aliran Dokumen
Flow Map merupakan bagan yang menerangkan bagaimana data dokumen mengalir dari satu bagian kebagian lain, setelah melalui suatu proses pengolahan data.
2.3.2 Diagram Arus Data (DFD)
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik,dimana data tersebut mengalir,atau lingkungan fisik dimana data tersebut disimpan.
DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (Struktured Analisysis and Design), dimana dalam DFD tersebut kita dapat mengetahui alur data dan data yang digunakan pada sistem yang sedang berjalan maupun pada sistem yang berjalan, selain itu kita dapat mengetahui dimana dan dari mana sebuah data atau dokumen akan diproses.
2.3.3 Kamus Data
Kamus data atau data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.Kamus data ini dibuat pada tahap analisis sistem dan dipergunakan baik pada tahap perancangan sistem.Dalam tahap analisis, kamus data digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir sistem,yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem.
Konsep pelayanan
2.4 Pengertian pelayanan dan tujuan pelayanan
Pelayanan memegang peranan penting dalam melakukan berbagai usaha jasa sama halnya dengan pelayanan jasa .Karena pelayanan merupakan kunci keberhasilan dalam suatu unit usaha, terutama juga dalam lingkungan sekolah diantaranya pada saat penerimaan siswa baru yang pelayanannya berorientasikan terhadap kepuasan siswa-siswinya.Maka pihak sekolah harus berusaha untuk meningkatkan mutu pelayannanya agar para calon siswa merasa puas dan nyaman terhadap pelayanan yang diberikan sekolah.
Menurut Drs.H.A.S moenir (2000:17) deefinisi pelayanan itu yaitu:
“Pelayanan adalah proses pemenuhan kebutuhan melalui aktivitas orang lain”
Jasa didefinisikan oleh Philip kotler (1984:122) adalah :
“jasa adalah setiap kegiatan atau manfaat yang ditawarkan oleh suatu pihak pada pihak lain dan pada dasarnya tidak berwujud serta tidak menghasilkan kepemilikan sesuatu.proses produksinya mungki dan mungkin juga tidak dikaitkan dengan produk fisik.
Pelayanan jasa didefinisikan juga oleh Philip Kotler sebagai berikut:
“pelayanan jasa adalah memberikan sesuatu kepada konsumen berupa kegiatan dan manfaat.
Pelayanan jasa dapat dikatakan suskses apabila konsumen yang menerima jasa tersebut dapat merasakan manfaat dengan puas atas pelayanan yang telah diberikan.
Konsep seleksi
2.5 Pengertian Seleksi dan Tujuan Seleksi
Menurut Alex S Nitiseminto Seleksi adalah :
“Seleksi adalah kegiatan suatu perusahaan untuk memilih karyawan yang paling tepat dalam jumlah yang tepat pula dari calon-salon yang ditariknya”.
Sedangkan menurut William B Wetler dan Kaith
“Penyeleksian adalah tahap rangkaian spesifikasi yang digunakan untuk penarik calon tenaga kerja”.
“ Seleksi adalah pilihan,pemilihan atau saringan”.(Kamus lengkap bahasa Indonesia terbaru : 418).
Dari ketiga definisi diatas pada dasranya menekankan bahwa calon-calon karyawan yang memenuhi syarat saja yang dapat menjadi tenaga kerja pada suatu perusahaan berdasarkan kebutuhannya,dan proses penentuan tersebut berlangsung pada penyeleksian masing-masing perusahan-perusahaan atau instansi.jadi, seleksi mempunyai peranan penting dalam rangka mendapatkan tenaga kerja yang memiliki kemampuan yang baik.seleksi juga memiliki tujuan untuk mendapatkan tenaga kerja yang berkualitas serta sesuai dengan jabatan yang akan didudukinya. Pendapat tersebut didasarkan oleh persyaratan bahwa jika seseorang ditempatkan pada tempat yang sesuai dengan kemamapuan dan keahliannya, maka dia akan merasa senanag dan nyaman pada jabatan yang didudukinya. Apabila perusahaan tidak menempatkannya pada jabatan yang tidak sesuai dengan kemampuan serta keahliannya maka hal ini akan menimbulkan kerugian pada perusahaan karena menghambat kelancaran kerja perusahaan.
2.5.1 Prosedur Seleksi
Menurut Edwin B.Flippo ada delapan aspek yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan seleksi,yaitu :
- In Natural Premary Interview (Wawancara pendahuluan)
Dari waawancara awal seorang penyeleksi dapat melihat sifat,cara berfikir, cara berbicara serta penampilan yang dibutuhkan untuk menduduki suatu jabatan tertentu. Apabila tahap ini dapat dlalui maka dapat melanjutkan ketahap berikutnya.
- Application Blank or Blank ( Pengisian blangko )
Data yang terdapat dalam blangko isian merupakan informasi perusahaan mengenai tenaga kerja, data ini bisa dimanfaatkan untuk mengembangkan pribadi masing-masing karyawan, dengan data tersebut perusahaan dapat mengetahui latar belakang calon tenaga kerja.
c. Chek Of REfernces ( Pemeriksaan referensis )
Rekomendasi yang merupakan referensi calon tenaga kerja harus diperikasa kembali kebenarannya, sehingga data yang diperoleh perusahaan dapat dipertanggung jawabkan.
- Karakter
- Pekerjaan
- Pendidikan atau sekolah
Dari ketiga referensi ini dapat menunjang keberhasilan penyeleksian.
- Phisicological Test ( tes psikologi )
Tujuan utama tes psikologi adalah untuk merencanakan sikap dan kemampuan fisik calon pegawai dimasa depan.
- Employment Interview ( Wawancara )
Bentuk wawancara dimana calon tenaga kerja dinilai pada saat wawancara.Dengan cara ini dapat diperbandingkan sekaligus kemamupan para calon tenaga kerja.
- Appororal By The Supervisor ( persetujuan oleh supervisor )
Persetujuan atasan secara langsung merupakan penyesuaian dengan “ The Principle Of Line And Staff Relationship” Dimana persetujuan penerimaan calon tenaga kerja pada dasarnya dipengaruhi oleh persetujuan atasan.
- Phyical Examination ( pemeriksaan kesehatan fisik )
Pemeriksaan kesehatan sangat berpengaruh pada penerimaan atau penolakan calon tenaga kerja, meskipun calon tenaga kerjja telah dinyatakan lulus segala jenis tes, tapi bila ia gagal dalam tes kesehatan, maka calon tenaga kerja tidak akan diterima dalam perusahaan yang bersangkutan.
- Introduction Or Orientation ( perkenalan )
Setelah lulus dari seluruh tahapan seleksi, dan calon tenaga kerja dinyatakan diterima pada perusahaan bersangkutan , berarti ia dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan dimana ia bekerja, untuk itu perusahaan melakukan intruksi sebagai perkenalan lingkungan.
Dalam penyeleksian terdapat metode-metode yang diperlukan untuk menyeleksi calom-calon tenaga kerja, hal ini bertujuan untuk mendapatkan hasil seleksi yang tepat dan sesuai yang diharapkan.
Metode-metode tersebut adalah :
a.
b. Penelitian.
Umunya dilakukan terhadap data rekomendasi dari karyawan yang pernah bekerja sebelumnya pada perusahaan lain yang sejenis dengan hasil penelitian tersebut maka perusahaan akan lebih yakin tentang data yang diperolehnya, sehingga dengan demikian alas am untuk mengadakan seleksi akan lebih tepat.
c. Test keterampilan dan pengetahuan.
Tes prakatek siperlukan untuk membuktikan atas data yang dimliki oleh calon tenaga kerja.Tes ini bersifat khusus Karena hasilnya menentukan kebenaran data yang ada pada umumnya ,test praktek dilakukan untuk mengetahui tingkat keterampilan yang dimiliki oleh calon tenaga kerja.
Test pengetahuan dilakukan untuk mengetahui seberapa besar wawasan yang dimliki calon tenaga kerja.
d. Test kesehatan.
e. Test pysicologi
f. Wawancara
2.5.2 Hambatan-hambatan seleksi
Setiap pelaksanaan seleksi akan ditemukan beberapa hambatan salah satunya adalah biaya . yaitu untuk membiayai seluruh kepentingan pelaksanaan seleksi seperti pengetesan,praktek dan hal lainnya.tidak hanya biaya yang diperlukan tetapi juga waktu yang disediakan oleh perusahaan yang bersangkutan,karena perusahaan juga tidak mau menyediakan waktu secara berlebihan kepada calon tenaga kerja karena akan mengakibatkan terhambatnya proses kerja karyawan yang lain.
Hambatan yang lainnya dapat timbul dari manajernya itu sendiri baik dari calon tenaga kerja maupun dari penguji .
Hambatan-hambatan diatas dapat menimbulkan beberapa keburukan diantaranya:
- Dapat merugikan perusahaan yang telah mengeluarkan biaya bagi penyelenggara seleksi tersebut
- Merusak citra perusahaan dan menurunkan kualitas produk yang dihasilkan perusahaan,karena tenaga kerja yang tidak berkualitas
